Как заполнить отчет о замещении руководителя

как заполнить отчет о замещении руководителя

Кадровику нужна штатная расстановка. Образец, актуальный на этот год. Все знают, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. А что такое штатная расстановка в 1с 8.3 ЗУП? Где найти электронную форму этого документа в форматах ворд и эксель? На эти и другие вопросы ответим в материале.

Отличие от «штатки»

Под штатным расписание понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все, предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них.

В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п. Обязательный ли документ штатная расстановка? Конечно, нет. Как и штатное расписание его можно составлять или игнорировать. Выбор за администрацией организации.

Однако «штаткой» и штатной расстановкой лучше не пренебрегать. Ведь имея в своем распоряжении эти документы, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. Поэтому штатная расстановка в 1с 8.3 ЗУП или в виде электронного документа лишней в компании не будет.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Таким образом, штатная расстановка (скачать бесплатно образец) хотя и не относится к обязательным для составления кадровым документам, чрезвычайно популярна у специалистов и ее широко применяют в своей работе кадровики.

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Единой формы нет

В отличии от штатного расписания для штатной расстановки действующим законодательством унифицированной формы не предусмотрено. Поэтому можно скачать штатную расстановку на бланке excel или в формате ворд в том виде, который устраивает кадрового работника.

Обычно в качестве основы для расстановки используют форму штатного расписания № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в которую добавляют необходимые графы. Именно так в большинстве случаев оформляют по всем правилам штатную расстановку на 2018 год.

Коррективы в документ вносятся по мере изменений в самой организации:

  • увольнений;
  • переводов;
  • открытия новых вакансий;
  • аннулирования должностей.

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец штатной расстановки, актуальный на 2018 год. Его можно бесплатно скачать на сайте.

[1]

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Максимальный объём − 1 лист формата А4

При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.

Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы.

  • расписание труда
  • информацию об ответственном лице за ведение расстановки и его подпись (как правило, им является начальник отдела кадров)

Все сведения в штатном замещении отражают в виде таблицы для удобства их восприятия. При необходимости в организации могут расширить содержание документа, добавив к отмеченным пунктам что-то еще. Нередко в расстановках также указывают категории всех сотрудников и информацию об их отпуске.

Скачать заполненную форму расстановки можно здесь:

Скачать образец штатной расстановки [20.67 KB]

Скачать бланк заполнения штатного замещения удастся тут:

Скачать бланк штатной расстановки [48.00 KB]

Способы замещения:«штатный зам» или «халиф на час»?

Ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, зависит только от системы работы компании и ее внутренней организации.

Если руководитель отсутствует часто, то наличие «дополнительного» сотрудника, выполняющего его обязанности в рамках своих должностных полномочий, повышает эффективность деятельности организации.

Заместитель «по случаю» хорош тем, что позволяет не только выбирать лицо, которое будет выполнять обязанности отсутствующего руководителя в каждом конкретном случае, но и перераспределять полномочия отсутствующего руководителя. Как правило, такое перераспределение идет по направлениям деятельности организации: заключать сделки поручается, например, руководителю сбытового подразделения, контролировать производство – главному инженеру, осуществление платежей – руководителю финансовой службы и т.д.

Штатное заместительство

Некоторые считают, что если обязанность замещения руководителя заложена в трудовую функцию (указана в трудом договоре или должностной инструкции), то такая нагрузка возможна без дополнительной оплаты: считается, что оплата такой работы уже включена в оклад штатного заместителя. Эта позиция во многом основана еще на советской практике, в частности, на разъяснениях Госкомтруда СССР № 30, ВЦСПС № 39 от 29.12.1965.

Наталья Комова, эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

В вопросе доплаты штатным заместителям некоторые работодатели ссылаются на письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897, в котором ведомство пришло к выводу, что доплачивать в таких ситуациях не надо. Вместе с тем напомним об определении Верховного Суда от 11.03.2003 № КАС03-25, где указано, что доплата положена. Суд указал, что сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем работы в период отсутствия руководителя намного больше, чем обычно. Поэтому труд заместителя в этот период не может оплачиваться в прежнем размере, даже если пункт об исполнении обязанностей руководителя содержится в его должностной инструкции.

Хосаева Радмила, юрист ООО «Прогресс»

В неофициальных разъяснениях представители Минздравсоцразвития России (в частности, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Нина Ковязина) придерживаются позиции, что установление доплаты штатным заместителям за время исполнения обязанностей временно отсутствующего руководства остается на усмотрение работодателя. Дело в том, что часто в должностном окладе штатного заместителя заложена оплата труда за замещение начальника. Если же работодатель придет к выводу, что для поощрения работника выплата необходима, то никто его не будет за это наказывать.

Самый актуальный вопрос, который волнует работодателей в таких случаях, – каковы риски. Понесет ли организация или должностное лицо ответственность в случае прихода проверяющих? Если мы говорим о государственной инспекции труда и ответственности за нарушение ст. 5.27 КоАП РФ, то нет. Если вы решили доплатить работнику, то главное, чтобы документы были правильно оформлены, к тому же всегда можно сослаться на письмо Минздравсоцразвития РФ. Однако необходимо иметь в виду, что практика проверок госинспекций труда разнится. Известны случаи, когда они выдавали работодателям предписания с требованием произвести доплату по заработной плате работникам-заместителям за время, когда они выполняли обязанности начальства (см., например, решение Ленинского районного суда г. Тамбова от 12.11.2010 № 2-2913\2010).

Итак, доплата штатному заместителю возможна. Она может быть зафиксирована несколькими способами (в локальном нормативном акте, приказе, ПВТР и т.д.), но более логично фиксировать ее размер непосредственно в том документе, в котором указывается обязанность осуществлять замещение. Главным условием штатного замещения является согласие на него работника. Оно должно найти свое выражение в трудовом договоре (или дополнительном соглашении к нему). Обязанность замещения на время отсутствия руководителя можно дополнительно продублировать в должностной инструкции заместителя.

Пример 1

Отражение штатного заместительства и доплаты за него в трудовом договоре

«Зам ad hoc3»

В отличие от штатного заместителя, назначаемый «по случаю» обязательно должен получать дополнительное денежное вознаграждение.

С точки зрения трудового права, передача ему полномочий возможна в рамках двух основных конструкций:

  • совмещение должностей и
  • временный перевод на другую работу.

Сначала рассмотрим первый вариант – совмещение должностей. В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа. Это возможно с письменного согласия работника и за дополнительную плату. Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Для фиксации такого согласия мы рекомендуем в этом случае заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (Пример 2), хотя отношения могут быть оформлены и путем издания приказа с соответствующей согласительной подписью работника4 (Пример 5).

Пример 2

Дополнительное соглашение к трудовому договору при временном совмещении должностей

Приказ в любом случае нужно оформить – для передачи полномочий и доведения этой информации до сотрудников организации. А вот оформление допсоглашения к трудовому договору дополнительно к приказу – скорее, в интересах работника. Во-первых, совмещение не отражается в трудовой книжке. Во-вторых, оригиналы трудового договора и дополнительных соглашений к нему (в отличие от приказа) хранятся не только в делах организации, но и у работника. По сути, для работника дополнительное соглашение становится единственным документом в его личном архиве, который подтверждает исполнение им обязанностей генерального директора при совмещении, что может быть важно, например, при смене работы.

При совмещении работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Одним из специфичных моментов замещения позиции генерального директора представляется определенная сложность уведомления работодателя об отказе от выполнения обязанностей руководителя организации. В этом случае такое уведомление работник должен направлять сам себе, поскольку именно он исполняет обязанности работодателя в трудовых отношениях. Законодатель не проясняет этот казус, поэтому сотруднику, который хочет сложить с себя полномочия, мы можем рекомендовать руководствоваться здравым смыслом и делать все с надлежащей добросовестностью, т.е. организовать нормальную передачу полномочий от себя другому лицу.

Совмещение должно в обязательном порядке оплачиваться. Практика выработала 4 основных подхода к оплате труда совмещающих лиц:

  • фиксированный размер доплаты в виде определенной суммы;
  • выплата процента от оклада замещающего лица;
  • выплата процента от оклада отсутствующего сотрудника;
  • доплата разницы между окладом отсутствующего и замещающего лица (этот вариант зафиксирован в допсоглашении из Примера 2), тогда зарплата заместителя «догонит» зарплату руководителя.

Организация самостоятельно определяет, какой вариант выбрать.

Если при совмещении работник выполняет работу по обеим должностям (своей обычной и генерального директора), то при временном переводе на другую работу (ст. 72.1 и 72.2 ТК РФ) работник будет выполнять только функции генерального директора, временно «забросив» свои прежние дела. Таким образом, при переводе налицо изменение трудовой функции работника, поэтому дополнительное соглашение к трудовому договору в этом случае оформляется в обязательном порядке.

По общему правилу временный перевод возможен на период до года. Но когда он осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, данный перевод остается в силе до возвращения отсутствующего работника.

Письменное согласие заместителя может быть получено как до оформления документов (на соответствующем предложении работодателя), так и в процессе оформления данного перевода. Первый вариант в случае с замещением позиции генерального директора не имеет особого смысла. Никто не будет предлагать сотруднику такой важный пост, не получив его предварительного устного согласия, а следовательно, минуя процедуру получения предварительного письменного согласия, можно приступить к оформлению самого перевода. Подписи работника в этом случае и будут подтверждать его готовность работать в новой должности. Необходимо заметить, что для оформления временного перевода существует приказ по унифицированной форме № Т-5 (Пример 4), и, соответственно, помимо дополнительного соглашения к трудовому договору (Пример 3) необходимо будет оформить и его. На основании приказа о переводе делаются отметки в личной карточке сотрудника (форма № Т-2 или Т-2ГС(МС)). Отметим, что при временных переводах (так же, как и при совмещении) запись об этом в трудовую книжку не вносится.

Пример 3

Дополнительное соглашение к трудовому договору при временном переводе на должность генерального директора

Допсоглашение или изменение к трудовому договору?

Обратим ваше внимание на одну техническую тонкость. К трудовому договору, условия которого стороны решили изменить, можно оформить «Дополнительное соглашение» или «Изменение». Причем в оформлении этих документов разница будет только в первой строке – там пишется соответствующее слово/слова. В рассматриваемой ситуации логичнее составить не изменение (когда какие-то условия трудового договора навсегда меняются), а дополнительное соглашение (когда возник некий частный случай, по которому стороны согласовали все условия).

К одному трудовому договору может быть составлено несколько изменений и несколько дополнительных соглашений, линии нумерации этих документов разные (например, сначала могут оформить изменение № 1 к трудовому договору от 01.08.2009, позже – изменения № 2 и № 3 к нему же, а потом – дополнительное соглашение № 1).

И теперь самое интересное: в унифицированной форме приказа на перевод № Т-5 нужно указать документ-основание такого перевода – либо вписать данные изменения к трудовому договору, либо указать иной документ. Так вот, если вы не хотите заниматься «узакониванием» изменения самой унифицированной формы и если основанием перевода является допсоглашение с работником (а не изменение к трудовому договору), то его нужно вписать в нижнюю строку, предназначенную для прочих документов. См. Пример 4.

Почему другие варианты замещения не подходят?

Ранее было сказано, что для замещения должности генерального директора на время его отсутствия подходят две схемы (и мы их выше подробно описали): временный перевод и совмещение.

«В природе» существуют и другие варианты оформления замещения, которые в рассматриваемом случае вряд ли подойдут, хотелось бы объяснить, почему именно:

  • совместительство – так же, как при совмещении работник одновременно выполняет работу по двум должностям, но при совмещении это делается параллельно с основной работой и в рамках основного рабочего времени, а при совместительстве – только в свободное от основной работы время. Согласитесь, трудно представить, например, что главный инженер с 9:00 до 18:00 будет решать лишь вопросы, относящиеся к своей основной работе, а в качестве генерального директора будет работать только после 18:00, когда большинство сотрудников уходят домой;
  • срочный трудовой договор – используется, когда на место отсутствующего работника в организацию извне принимают нового сотрудника, для которого эта работа будет основной в течение достаточно длительного периода, пока замещаемый работник не вернется. Обычно к этой схеме прибегают при уходе сотрудниц в декретный отпуск и т.п.

Пример 4

Приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *